FAQ
Häufige Fragen zu VidiClock
Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen rund um die digitale Zeiterfassung, Dienst- und Schichtplanung mit VidiClock. Ist Ihre Frage nicht dabei? Kontaktieren Sie uns gern – wir helfen persönlich weiter.
Allgemeines
VidiClock ist eine cloudbasierte Software für die digitale Zeiterfassung und Dienstplanung in kleinen und mittleren Betrieben. Ihre Mitarbeitenden stempeln Kommen, Gehen und Pausen digital, Sie planen Schichten, führen Stundenkonten und werten Arbeitszeiten aus – alles an einem Ort. VidiClock läuft komplett im Browser und wird DSGVO-konform auf Servern in Deutschland betrieben.
VidiClock ist für alle Betriebe gemacht, in denen im Schichtbetrieb gearbeitet wird. Besonders bewährt sich die Zeiterfassung in der Gastronomie, im Handwerk, in Pflegediensten und im Einzelhandel. Auch Dienstleister, Vereine und Praxen nutzen VidiClock, um Arbeitszeiten und Dienstpläne übersichtlich zu organisieren.
Nein. Für die digitale Stempeluhr brauchen Sie keine teure Spezial-Hardware. Ihre Mitarbeitenden stempeln am Smartphone, Tablet oder über einen normalen Computer. Wer ein festes Terminal im Eingangsbereich möchte, kann jedes beliebige Tablet mit Browser als Kiosk einrichten – ein zusätzlicher Kauf von Stechuhren entfällt.
Native Apps für iOS und Android – zum Stempeln und für Mitarbeitende – befinden sich aktuell in Entwicklung und folgen in Kürze. Schon heute funktioniert VidiClock vollständig im mobilen Browser, sodass Sie auch ohne Installation jederzeit auf Zeiterfassung und Dienstplan zugreifen können.
Ja. VidiClock ist vollständig responsiv und funktioniert auf Smartphone, Tablet und Desktop gleichermaßen. Ihre Mitarbeitenden stempeln unterwegs am Handy, während Sie als Betrieb den Dienstplan bequem am großen Bildschirm erstellen. Es ist keine Installation nötig – ein aktueller Browser genügt.
Funktionen
Mit der digitalen Stempeluhr erfassen Ihre Mitarbeitenden Kommen, Gehen und Pausen per Knopfdruck – am Smartphone, Tablet oder am Terminal. VidiClock berechnet daraus automatisch die Arbeitszeit, zieht Pausen korrekt ab und schreibt jeden Vorgang revisionssicher mit. So sparen Sie sich Zettelwirtschaft und manuelles Nachrechnen.
Ja. Mit der Dienstplanung erstellen Sie Wochenpläne, weisen Schichten zu und veröffentlichen sie für Ihr Team. Jeder Mitarbeitende sieht den aktuellen Dienstplan jederzeit online. Schichtvorlagen mit festen Zeiten beschleunigen die Planung, und Änderungen sind in Sekunden erledigt.
VidiClock führt für jede mitarbeitende Person ein Stundenkonto mit Soll, Ist und Saldo. Überstunden und Minusstunden ergeben sich automatisch aus der erfassten Arbeitszeit im Vergleich zur vertraglichen Sollzeit. Abgeschlossene Perioden können Sie festschreiben, sodass der Saldo eingefroren und korrekt in den Folgemonat übertragen wird.
Ja. Sie erfassen Urlaub, Krankheit und weitere Abwesenheiten direkt in VidiClock und definieren eigene Abwesenheitstypen. Mitarbeitende können Abwesenheiten beantragen, Sie genehmigen oder lehnen sie ab. Bezahlte Abwesenheiten fließen automatisch korrekt ins Stundenkonto ein.
Ja. Alle Auswertungen lassen sich als CSV für die Weiterverarbeitung in Excel oder der Lohnbuchhaltung sowie als PDF zum Archivieren und Ausdrucken exportieren. Sie filtern dabei nach Jahr, Monat, Bereich, Vertragstyp oder einzelner Person und erhalten Soll, Ist und Saldo auf einen Blick.
Ja. VidiClock ist mandantenfähig: Sie können mehrere Betriebe oder Filialen sauber getrennt verwalten, jeweils mit eigenen Mitarbeitenden, Bereichen und Zugängen. Innerhalb eines Betriebs gliedern Sie Ihr Team zusätzlich in Bereiche – ideal für Standorte mit Küche, Service oder verschiedenen Abteilungen.
Branchen
Ja, die Zeiterfassung für die Gastronomie ist ein Schwerpunkt von VidiClock. Wechselnde Schichten in Küche und Service, Aushilfen und unregelmäßige Arbeitszeiten bilden Sie mit Schichtplanung und digitaler Stempeluhr mühelos ab. Ihr Team stempelt am Tablet hinter dem Tresen, und der Dienstplan ist jederzeit aktuell.
Ja. Im Handwerk arbeiten Mitarbeitende oft auf wechselnden Baustellen. Mit VidiClock erfassen sie ihre Arbeitszeit mobil per Smartphone, egal wo sie im Einsatz sind. Sie behalten die geleisteten Stunden im Blick und exportieren Auswertungen direkt für die Lohnabrechnung.
Ja. Pflegedienste mit Früh-, Spät- und Nachtdiensten profitieren besonders von der Schichtplanung und den Stundenkonten. VidiClock dokumentiert Arbeitszeiten zuverlässig, verwaltet Abwesenheiten und sorgt dafür, dass die Dienstpläne für alle Pflegekräfte transparent und jederzeit abrufbar sind.
Ja. Im Einzelhandel mit Öffnungszeiten, Teilzeitkräften und mehreren Filialen sorgt VidiClock für den Überblick. Sie planen Schichten pro Standort, erfassen Arbeitszeiten am Kassen-Tablet und führen für jede Aushilfe ein sauberes Stundenkonto – ideal für saisonale Spitzen und flexible Einsatzpläne.
Recht & Datenschutz
Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen müssen; die Pflicht leitet sich aus dem Arbeitsschutzgesetz ab. Eine elektronische Erfassung ist dabei nicht zwingend vorgeschrieben, aber der einfachste und sicherste Weg, der Dokumentationspflicht nachzukommen. Dies ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung.
Ja. VidiClock verarbeitet personenbezogene Daten DSGVO-konform. Jede Firma erhält eine getrennte Datenbank, sodass Ihre Beschäftigtendaten sauber von anderen Mandanten isoliert sind. Auf Wunsch schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), wie es das Datenschutzrecht vorsieht.
Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert – gehostet bei der Hetzner Online GmbH. Es findet keine Datenübertragung in Drittländer statt. So bleiben Ihre Zeiterfassungs- und Personaldaten unter deutschem Datenschutzrecht.
Recht & Pflichten
Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten einzuführen. Das Gericht stützte sich dabei auf das Arbeitsschutzgesetz und das EuGH-Urteil aus dem Jahr 2019, das eine systematische Zeiterfassung in der EU verlangt. In welcher Form erfasst wird, ist nicht starr vorgegeben – eine elektronische Lösung wie VidiClock ist jedoch der einfachste und nachvollziehbarste Weg. Dies ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung.
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gibt allgemeine Eckwerte vor: Die werktägliche Arbeitszeit darf grundsätzlich acht Stunden nicht überschreiten und kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn im Durchschnitt von sechs Monaten acht Stunden eingehalten werden. Bei mehr als sechs Stunden Arbeit ist eine Pause von mindestens 30 Minuten vorgesehen, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. VidiClock erfasst Arbeits- und Pausenzeiten minutengenau und macht so sichtbar, ob diese Eckwerte eingehalten werden. Maßgeblich ist der jeweils aktuelle Gesetzestext; dies ersetzt keine Rechtsberatung.
Das Arbeitszeitgesetz sieht vor, dass bestimmte Aufzeichnungen über die Arbeitszeit mindestens zwei Jahre aufzubewahren sind; je nach Sachverhalt können längere steuer- oder sozialversicherungsrechtliche Fristen hinzukommen. VidiClock speichert alle erfassten Zeiten dauerhaft und revisionssicher, sodass Sie Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten unkompliziert nachkommen und Auswertungen jederzeit als PDF archivieren können. Bitte prüfen Sie die für Ihren Betrieb geltenden Fristen; dies ersetzt keine Rechtsberatung.
Ja. Jeder Stempelvorgang wird revisionssicher protokolliert und ist im Nachhinein nicht spurlos veränderbar. Korrekturen sind nur durch berechtigte Personen möglich und bleiben nachvollziehbar dokumentiert. So entsteht eine verlässliche, manipulationssichere Grundlage für die Lohnabrechnung und für etwaige Nachweise gegenüber Behörden.
VidiClock führt für jede mitarbeitende Person ein Stundenkonto mit Soll, Ist und Saldo. Über- und Minusstunden ergeben sich automatisch aus den erfassten Zeiten im Vergleich zur vertraglichen Sollzeit. Abgeschlossene Perioden können Sie festschreiben, sodass der Saldo eingefroren und korrekt in den Folgemonat übertragen wird. Diese saubere Dokumentation hilft, Über- und Mehrarbeit transparent und nachvollziehbar zu belegen. Dies ersetzt keine Rechtsberatung.
Eine elektronische Zeiterfassung verarbeitet personenbezogene Daten und unterliegt damit der DSGVO. VidiClock wird ausschließlich auf Servern in Deutschland betrieben, jede Firma erhält eine getrennte Datenbank, und auf Wunsch schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). So lässt sich die gesetzliche Erfassungspflicht erfüllen, ohne den Datenschutz zu vernachlässigen. Dies ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung.
Preise & Vertrag
VidiClock startet bei 9,90 € zzgl. MwSt. pauschal pro Monat für bis zu 5 aktiv angelegte Mitarbeitende; größere Pakete decken bis zu 10, 25 oder 50 ab. Alle Module – Zeiterfassung, Dienstplanung, Abwesenheiten und Auswertung – sowie Updates und Support sind in jedem Paket enthalten. Auf inaktiv gesetzte oder ausgeschiedene Mitarbeitende zählen nicht. Sie testen 30 Tage kostenlos; alle Details auf der Preisseite.
Nein. Bei VidiClock gibt es keine lange Bindung. Der Vertrag ist monatlich abrechenbar und jederzeit kündbar. Sie zahlen nur, solange Sie VidiClock tatsächlich nutzen – ohne versteckte Kosten oder mehrjährige Knebelverträge.
Die Einrichtung ist unkompliziert: Sie registrieren sich kostenlos, bestätigen Ihre E-Mail-Adresse, und Ihre Firma wird automatisch eingerichtet – mit Beispieldaten zum Durchklicken. Sie vergeben Ihr Passwort und testen 30 Tage kostenlos. Mit eigenen Daten starten Sie per Klick – auf Wunsch mit kostenloser Einrichtungshilfe innerhalb von 24 Stunden.
In vielen Fällen ja. Auf Wunsch unterstützen wir Sie bei der Migration bestehender Stammdaten wie Mitarbeitenden, Bereichen und Vertragstypen, damit Sie nicht alles neu anlegen müssen. Sprechen Sie uns bei Ihrer Anfrage einfach darauf an, dann finden wir den passenden Weg.
Support
Support per E-Mail und Telefon ist bei VidiClock im Preis enthalten. Wir unterstützen Sie bei der Einrichtung, beantworten Fragen zu Stundenkonten und Auswertungen und helfen im laufenden Betrieb weiter – persönlich und ohne Aufpreis.
Lieber erst sprechen statt klicken? Erzählen Sie uns kurz von Ihrem Betrieb – wir melden uns innerhalb von 24 Stunden. Oder Sie registrieren sich direkt und testen sofort.
Kostenlos testen