Datenschutz

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, welche Daten wir beim Besuch unserer Website sowie bei der Nutzung von VidiClock verarbeiten, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht. VidiClock ist eine cloudbasierte Software (SaaS) zur digitalen Zeiterfassung, Dienst- und Schichtplanung sowie Auswertung von Stundenkonten, erreichbar unter https://vidiclock.com.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

VidiScope GmbH
Römerstr. 27, 89250 Senden, Deutschland
Registergericht: Amtsgericht Memmingen, HRB 22291
Geschäftsführer: Valentin Schierhuber
Telefon: +49 731 25089010
E-Mail: datenschutz@vidiscope.com

2. Allgemeine Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der DSGVO, dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG). Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sowohl bei der Nutzung unserer Website als auch bei der Nutzung des Produkts VidiClock. Eine Verarbeitung erfolgt stets nur dann, wenn eine gesetzliche Grundlage besteht oder Sie eingewilligt haben.

3. Hosting und Bereitstellung

Unsere Website und das Produkt VidiClock werden bei einem externen Dienstleister gehostet:

Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland

Sämtliche Server stehen ausschließlich in Deutschland. Mit dem Hosting-Anbieter haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen, der die weisungsgebundene und datenschutzkonforme Verarbeitung der Daten in unserem Auftrag sicherstellt.

Beim Aufruf unserer Website erhebt der Hosting-Anbieter automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser übermittelt. Dies sind:

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im stabilen, sicheren und störungsfreien Betrieb unserer Website und unseres Dienstes. Die Logfiles werden nach 14 Tagen gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevanten Vorfälle eine längere Aufbewahrung erfordern.

4. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb und die Sicherheit unserer Website und Anwendung erforderlich sind. Hierzu gehören:

Zusätzlich nutzen wir die lokale Speicherung Ihres Browsers (Local Storage), um Ihre Einstellung zur Darstellung (Theme) sowie die Bestätigung des Cookie-Hinweises zu speichern.

Wir setzen kein Tracking und keine Analyse- oder Marketing-Cookies von Drittanbietern ein. Rechtsgrundlage für die Speicherung technisch notwendiger Informationen ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Spam-Schutz / Cloudflare Turnstile

Zum Schutz unseres Anfrageformulars vor automatisierten Anfragen (Bots) und Missbrauch setzen wir den Dienst Cloudflare Turnstile ein. Anbieter ist die Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA.

Bei der Nutzung von Turnstile werden technische Informationen (insbesondere IP-Adresse und Eigenschaften Ihres Browsers) an Cloudflare übermittelt, um zwischen menschlichen Nutzern und automatisierten Zugriffen zu unterscheiden. Cloudflare setzt für Turnstile nach eigenen Angaben keine Cookies zu Tracking-Zwecken ein. Eine Übermittlung von Daten in die USA erfolgt auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln bzw. einer Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework.

Ergänzend kommt ein serverseitiger Spam-Filter (Honeypot-Verfahren und Begrenzung der Anfragefrequenz, sogenanntes Rate-Limit) zum Einsatz. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im Schutz unserer Systeme vor missbräuchlichen und automatisierten Anfragen.

6. Kontakt- und Anfrageformular

Wenn Sie uns über unser Kontakt- oder Anfrageformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten – in der Regel Firmenname, Name des Ansprechpartners, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und den Inhalt Ihrer Nachricht – zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage sowie gegebenenfalls zur Vorbereitung eines Vertrags.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung bzw. Erfüllung eines Vertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Die Daten werden gespeichert, solange dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist, und anschließend unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (insbesondere § 257 HGB, § 147 AO) gelöscht.

7. E-Mail-Kommunikation

Bei der Kommunikation per E-Mail verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie die Inhalte Ihrer Nachrichten, um mit Ihnen in Kontakt zu treten und Ihre Anliegen zu bearbeiten. Zur Sicherstellung der Authentizität und Integrität unserer ausgehenden E-Mails authentifizieren wir diese mittels SPF, DKIM und DMARC. Der Versand erfolgt über einen Mailserver mit Standort in Deutschland. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

8. Kundenkonto und Nutzung von VidiClock (SaaS)

Für die Nutzung von VidiClock verarbeiten wir die im Rahmen der Registrierung und des laufenden Betriebs anfallenden Daten. Hierzu zählen insbesondere Anmelde- und Zugangsdaten, Stammdaten, Firmendaten, Mitarbeiterdaten, Nutzungsdaten sowie Abrechnungsdaten. Die Verarbeitung dient der Erfüllung des mit Ihrer Firma geschlossenen Vertrags. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

VidiClock ist mandantenfähig aufgebaut: Für jede Kundenfirma wird eine getrennte Datenbank betrieben, sodass die Daten verschiedener Kunden technisch voneinander isoliert sind. Die Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses sowie darüber hinaus im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Hinweis: Soweit wir im Auftrag einer Kundenfirma personenbezogene Daten von deren Beschäftigten verarbeiten (z. B. Arbeitszeiten und Dienstpläne), ist die VidiScope GmbH insoweit Auftragsverarbeiterin gemäß Art. 28 DSGVO. Verantwortliche im datenschutzrechtlichen Sinne ist in diesem Fall die jeweilige Kundenfirma. Die Einzelheiten regelt ein gesonderter Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

9. Zahlungsabwicklung

Eine Online-Zahlungsabwicklung ist derzeit nicht aktiv. Sollten wir künftig einen Zahlungsdienstleister (z. B. Stripe oder SumUp) einbinden, werden wir diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisieren und Sie über die damit verbundene Datenverarbeitung informieren.

10. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur, wenn Sie eingewilligt haben, dies zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder ein berechtigtes Interesse die Weitergabe rechtfertigt. Soweit wir Dienstleister einsetzen, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

11. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, sofern ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt, geeignete Garantien (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln) bestehen oder eine der Voraussetzungen des Art. 49 DSGVO erfüllt ist.

12. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an datenschutz@vidiscope.com.

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Datenverarbeitung oder geänderte rechtliche Rahmenbedingungen dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter https://vidiclock.com/datenschutz.

Stand: Juni 2026