Wissen & Hilfe
Hilfe & Wissen zu VidiClock
Von den ersten Schritten bis zur Auswertung: Hier finden Sie kurze, verständliche Antworten zu allen Bereichen von VidiClock. Noch Fragen? Wir helfen persönlich weiter.
Erste Schritte
Gehen Sie am besten der Reihe nach vor: Legen Sie unter „Einstellungen" zuerst Ihre Bereiche (z. B. Küche, Service), dann die Vertragstypen und die Schichten an. Danach erfassen Sie unter „Mitarbeiter" Ihr Team. Anschließend können Sie im „Dienstplan" die erste Woche planen und veröffentlichen. Feiertage tragen Sie einmalig unter „Einstellungen → Sondertage" ein.
Diese Wissensseite erreichen Sie jederzeit über das Menü „Hilfe → Wissensseite". Auf vielen Seiten finden Sie außerdem ein „?"-Symbol neben der Überschrift, das direkt zur passenden Erklärung springt. Über „Hilfe → Tour starten" können Sie die kurze Einführung erneut ansehen.
Zeiterfassung
Am Terminal (Stempeluhr) geben die Mitarbeiter ihren 4-stelligen Stempelcode ein und wählen „Kommen" oder „Gehen". Alternativ können sie in der Mitarbeiter-App stempeln. Den Stempelcode legen Sie je Mitarbeiter unter „Mitarbeiter" fest – leer gelassen, vergibt VidiClock ihn automatisch.
Unter „Zeiterfassung → Anwesenheit". Dort steht je Mitarbeiter der Status „Anwesend", „In Pause" oder „Abwesend" samt Uhrzeit, seit wann er da ist. Über das Suchfeld finden Sie eine bestimmte Person schnell.
Auf der Startseite sehen Sie die Kachel „Offene Stempelungen (Ausstempeln vergessen)". Die Zeit korrigieren Sie unter „Zeiterfassung → Auswertung → Details" beim betreffenden Tag. Alternativ stellt der Mitarbeiter selbst einen Korrekturantrag, den Sie unter „Dienstplan → Korrekturen" genehmigen.
Dienstplan
Öffnen Sie „Dienstplan", wählen Sie oben mit „« Vorige" / „Nächste »" die Woche und klicken Sie in der gewünschten Schicht-Zeile auf „+ Mitarbeiter". Über „Entfernen" nehmen Sie eine Zuweisung wieder heraus. Gibt es noch keine Schichten, legen Sie diese zuerst unter „Einstellungen → Schichten" an.
„Vorwoche kopieren" übernimmt die Einteilungen der Vorwoche in die aktuelle Woche. „Automatisch vorausfüllen" füllt die Woche mit den üblichen Einteilungen. In beiden Fällen bleiben bereits vorhandene Einträge erhalten. „Woche leeren" löscht dagegen alle Zuweisungen der Woche – auch bereits veröffentlichte.
Solange Sie planen, ist der Plan ein Entwurf und trägt den Hinweis „Änderungen nicht veröffentlicht". Erst mit „Veröffentlichen" wird die Woche für die Mitarbeiter sichtbar, und die Betroffenen erhalten eine Push-Benachrichtigung. Abwesenheiten und Sondertage werden im Plan automatisch markiert.
Mitarbeiter
Unter „Mitarbeiter → Neuer Mitarbeiter". Erfassen Sie Person und Zugang (Loginname, E-Mail) und ordnen Sie Rolle, Vertragstyp und Bereiche zu. Den Stempelcode können Sie leer lassen – dann wird er automatisch vergeben. Über „individuelle Überschreibungen" hinterlegen Sie bei Bedarf abweichende Arbeitszeiten oder Löhne; leer bedeutet „laut Vertrag".
Öffnen Sie den Mitarbeiter und klicken Sie auf „Neues Passwort zusenden" – er erhält ein neues Zufallspasswort per E-Mail (dafür muss eine E-Mail hinterlegt sein). Hat sich jemand aus der Zwei-Faktor-Anmeldung ausgesperrt, nutzen Sie „2FA zurücksetzen": Der E-Mail-Code wird deaktiviert und alle Passkeys werden widerrufen.
Abwesenheiten & Urlaub
Unter „Dienstplan → Abwesenheiten → Abwesenheit eintragen" wählen Sie Mitarbeiter, Typ und Zeitraum. Die Tage werden automatisch berechnet (0,5 für einen halben Tag). Anträge der Mitarbeiter finden Sie unter „Offene Anträge" und entscheiden sie mit „Genehmigen" oder „Ablehnen".
Ist der Mitarbeiter im gewählten Zeitraum bereits im Dienstplan eingeteilt, warnt VidiClock Sie vor dem Speichern. Es ist nur ein Hinweis – der Plan wird nicht automatisch geändert; passen Sie ihn bei Bedarf im „Dienstplan" an. Die Abwesenheitsarten (z. B. Urlaub, Krankheit, Berufsschule) verwalten Sie unter „Einstellungen → Abwesenheitstypen", jeweils als bezahlt oder unbezahlt.
Stundenkonten
Der Saldo ist die Differenz zwischen der Soll-Arbeitszeit (aus Vertrag bzw. individuellen Vorgaben) und der tatsächlich geleisteten Ist-Zeit. In der „Auswertung" sehen Sie je Mitarbeiter Übertrag, Soll, Ist und Saldo. Einen Startwert für das Konto hinterlegen Sie beim Mitarbeiter im Abschnitt „Stundenkonto". Bezahlte Abwesenheiten zählen als Arbeitszeit, unbezahlte senken die Soll-Zeit.
Mit „Festschreiben" sperren Sie den Zeitraum bis zu einem Datum – abgerechnete Zeiten lassen sich danach nicht mehr versehentlich ändern, und Korrekturen für diesen Zeitraum sind blockiert. Über „Festschreibung aufheben" machen Sie die Sperre wieder rückgängig.
Terminals & Geräte
Legen Sie unter „Einstellungen → Terminals → Neues Terminal" ein Terminal mit Name und Passwort an. Laden Sie dann die VidiClock-Terminal-App auf ein Tablet oder Smartphone, geben Sie Ihr Firmen-Kürzel ein und melden Sie das Gerät mit einem der Terminals an. Am Gerät stempeln die Mitarbeiter anschließend mit ihrem Stempelcode.
Der Auto-Login-Link öffnet die Stempeluhr direkt, ohne dass sich jemand am Gerät anmelden muss – praktisch für ein fest installiertes Tablet. Zum Schutz können Sie den Link zusätzlich mit dem Terminal-Passwort absichern, das dann einmalig eingegeben wird. Gerät verloren? Über „Token neu generieren" werden alte Links ungültig. Angemeldete Geräte sehen und entfernen Sie unter „Zeiterfassung → Geräte".
Auswertungen & Export
Öffnen Sie „Zeiterfassung → Auswertung". Wählen Sie den Zeitraum – schnell über „Heute", „Diese Woche" oder „Dieser Monat" oder frei über „Von"/„Bis" – und filtern Sie nach Bereich oder Mitarbeiter. „Anzeigen" zeigt Soll, Ist und Saldo je Person. Über „Details" öffnen Sie die einzelnen Stempelzeiten eines Mitarbeiters, können sie dort korrigieren oder eine fehlende Stempelung nachtragen.
In der „Auswertung" exportieren Sie über „PDF", „CSV" oder „Detail-Export" (Zeiten pro Tag). Für die Lohnabrechnung gibt es zusätzlich den „DATEV-Export": Er stellt die Ist-Stunden eines Monats als Importdatei für Ihren Steuerberater bereit (DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt). Als auffällig markiert VidiClock ungewöhnliche Stempelungen, etwa über 14 Stunden oder über Mitternacht hinweg – ein Hinweis zum Nachschauen. Wer wann eine Stempelzeit geändert hat, steht lückenlos im „Änderungsprotokoll" unter „Zeiterfassung → Protokoll".
Einstellungen
Hier liegen die Stammdaten Ihres Betriebs: „Allgemein" (u. a. Firmenname, Zeitzone, Sprache), „Schichten", „Abwesenheitstypen", „Bereiche", „Vertragstypen", „Sondertage" sowie „Rollen". Diese Grundlagen richten Sie einmal ein und passen sie später bei Bedarf an.
Unter „Einstellungen → Rollen" legen Sie Rollen an und haken je Bereich die Backoffice-Rechte an. „Verwalten" schließt „Einsehen" mit ein. Ohne ein Häkchen bleibt die Rolle eine reine Kennzeichnung ohne Backoffice-Zugang. Das „Level" (0–100) bestimmt die Rangordnung: Konten mit gleicher oder höherer Rolle sowie Administratoren können nicht bearbeitet werden.
Sondertage & Feiertage
Unter „Einstellungen → Sondertage → Feiertage einfügen" wählen Sie Bundesland und Jahr und legen alle gesetzlichen Feiertage auf einmal an; bereits vorhandene Tage werden übersprungen. Einzelne Tage oder Zeiträume wie Ferien tragen Sie über „Sondertag hinzufügen" ein – für einen Zeitraum füllen Sie zusätzlich das Feld „bis" aus.
Über „Jahr kopieren" werden alle Sondertage datumsgleich ins Folgejahr übertragen. Das passt für feste Feiertage; bewegliche Tage wie Ostern legen Sie besser erneut über „Feiertage einfügen" an, da sie jedes Jahr auf ein anderes Datum fallen.
Abrechnung & Abo
Abo, Paketbuchung, Rechnungsdaten und Zahlungsart liegen nicht im Backoffice, sondern im Betreiber-Portal unter app.vidiclock.com. Dort melden Sie sich als Inhaber an, wählen oder wechseln Ihr Paket und hinterlegen Ihre Rechnungsdaten. Die Rechnungen erhalten Sie zusätzlich per E-Mail.
Alle Funktionen sind in jedem Paket enthalten – Sie wählen nur die Teamgröße. Die Abrechnung ist monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühr. Buchung und Zahlung erledigen Sie im Betreiber-Portal app.vidiclock.com. Fragen zur Rechnung stellen Sie dem Betreiber über „Support".
Sicherheit & Datenschutz
Unter „Sicherheit" aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung per E-Mail-Code: Beim Login geben Sie dann zusätzlich einen 6-stelligen Code ein. Noch bequemer sind Passkeys – Anmeldung per Fingerabdruck, Gesicht oder Geräte-PIN, ganz ohne Passwort. Für Administratoren ist die Zwei-Faktor-Anmeldung verpflichtend.
Wer welche Bereiche sehen und bearbeiten darf, steuern Sie über die Rollen und Rechte (siehe „Einstellungen"). Jede Änderung an einer Stempelzeit wird nachvollziehbar festgehalten – wer, wann und was – im „Änderungsprotokoll" unter „Zeiterfassung → Protokoll". Bei jedem Mitarbeiter gibt es zusätzlich ein „Änderungsprotokoll" der Stammdaten.
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